사립대학의 기록관리 인프라 구축을 위해서는 시설과 인력이 완비되어야 하겠으나, 열악한 사립대학의 재정환경에서 관련 환경 구축은 쉽지 않은 상황이다. 이러한 현실적인 상황을 고려할 때, 현 단계에서 사립대학 기록물을 체계적으로 관리하기 위한 방안으로 관련 규정을 보다 면밀하게 정비하는 것이 차선이라 할 수 있겠다. 본 연구는 현재 부산지역 4년제 사립대학의 기록물 관련 규정이 어떻게 제정되어 있는지 그 실태를 알아보고 향후 개선방안에 대해 논의해보고자 한다. 본 연구에서는 국가기록원의 대학기록관리 규정을 조사기준으로 삼았다. 국가기록원 대학 기록관리 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제3조(공공기관의 범위) 제 4호에 따른 대학에서 기록관리 규정을 제·개정하는데 도움을 주기 위하여 마련된 것으로 총 7장, 39개조로 구성되어 있다. 국가기록원의 대학기록관리 규정을 분석하여 대학의 기록물관련 규정이 갖추어야 할 기본적인 사항을 평가기준화 했다. 조사대상은 해당 대학의 홈페이지와 담당자와의 전화문의를 통해 규정의 확보가 가능했던 부산지역 4년제 사립대학 7개 곳으로 선정하였다. 규정 중 기록물 관련 규정의 추출은 국회도서관 용어관계사전과 기록학 용어사전, 기록관리 관련 법령과 규정집등을 참조하여 기록 관련 키워드를 선정하여 수행하였다. 부산지역 4년제 사립대학의 기록물 관련 규정을 살펴본 결과 두 가지 특징적인 현상과 이로 인해 파생되는 문제점 등을 확인할 수 있었다. 첫째, 조사대상 대학의 대부분이 「기록물관리 규정」을 단독으로 제정하고 있는 것이 아니라 「문서관리규정」을 통해 기록물을 관리하고 있었다. 다양한 형태로 이루어진 대학의 기록물을 「문서관리규정」으로 관리함으로 인하여 관리 대상이 될 기록물 의 범위가 협소해지고 있음을 알 수 있었다. 또한, 기록물을 활용하기 위한 규정이 미비하였으며, 대학역사기록물에 관한 규정은 찾아볼 수 없었다. 둘째, 기록물과 관련된 규정이 대학 내의 여러 규정 안에 분산되어 분포하고 있음을 알 수 있었다. 이로 인해. 업무담당자는 본인이 처한 상황에 따라 다양한 규정을 일일이 살펴보아야 하는 불편함을 겪을 것이며, 제대로 된 기록물 관리가 이루어지기 힘들 것이라는 예측할 수 있다. 이러한 문제를 개선하기 위해서는, 우선적으로 기록관리와 관련된 내용을 한곳으로 정리하여 독립적인 기록물관련 규정을 제정해야한다. 둘째, 현실적으로 하나의 규정으로 방대한 내용을 통합해 낼 수 없다면, 업무담당자가 기록과 관련된 규정을 참고 할 수 있는 안내 혹은 검색 방법을 고민해 낼 필요가 있다. 즉, 기록물 관련 규정을 검색할 수 있는 검색 방법이나 안내 매뉴얼, 교내직원을 대상으로 한 기록물 관리를 위한 교육 등이 논의될 수 있을 것이다. 이러한 개선방안을 통해 부산지역 사립대학의 기록관리 업무절차 확립 및 표준화에 근거를 제공하고, 나아가 대학 기록관 설치와 전문적인 관리 운영을 위한 근거를 마련 할 수 있을 것을 기대한다.
For the construction of the archival management infrastructure in private universities, facilities and personnel should be fully equipped, but the construction of the related environment in the poor financial environment of private universities is not easy. Considering this realistic situation, in the present stage, more careful maintenance of related regulations is an alternative as a systematic plan for the management of the private university archives. This study would investigate the present condition, concerning how the regulations related to the archives of private four-year colleges in Busan have been enacted and discuss measures for improvements in the future. This study took the regulations on the management of archives in universities in the National Archives of Korea as the standards for the investigation. The regulations on the management of archives in universities in the National Archives of Korea were prepared to help enact and revise regulations on the management of archives in universities in accordance with Clause 4, Article 3 Scope of Public Institutions of “Enforcement Decree on the Public Archival Management,” which consist of seven chapters and 39 articles. This study analyzed the regulations on the management of archives in universities in the National Archives of Korea and set up the criteria for the evaluation of the basic matters required for regulations related to the university archives. The subjects of the investigation were seven private four-year colleges in Busan, in which the regulations could be secured through the website of the university and the telephone inquiry with the person in charge. Regulations related to archives were extracted from the regulations, and archives-related key words were selected referring to the Thesaurus, Dictionary of Terms of Archival Science, and Decrees and Rule Books related to the Archival Management of the National Assembly Library. As a result of the investigation of the regulations on archives of private four-year colleges in Busan, two characteristic phenomena and problems derived from them could be found. First, most of the target universities of the investigation did not enact “Regulations on Archival Management” alone, but they managed archives through “Regulations on Document Management.” It was noted that the range of the archives, which would be the subjects of management became narrower because the university archives consisting of various forms were managed by “Regulations on Document Management.” In addition, there were not enough regulations for the utilization of the archives, and there were no regulations on the archives of the histories of the universities. Second, it was noted that regulations related to archives were distributed broken up into several regulations in the universities. Accordingly, it is predicted that the persons in charge of the task would feel inconvenience that they should examine various regulations one by one according to their circumstances, and it would be difficult to manage the archives properly. To improve these problems, first, it is necessary to put the contents related to archival management into one place and to enact independent regulations related to the archives. Second, in reality, if vast contents cannot be combined by a single regulation, it is necessary to come up with a guide or search method to which the persons in charge of the task can refer as regulations related to archived. In other words, a search method and an instruction manual for searching regulations related to archives and an education of archival management for the staff members of the universities can be discussed. Through these improvements, it is expected that this study can provide the grounds for the establishment and standardization of business procedures of archival management in private universities in Busan and prepare the grounds for the installation of university archives and the professional management and operation of the archives.